Egy éves tervezés és szervezés

Egy több száz fős nemzetközi konferencia bármennyire is meglepő, valóban majd egy éves szervezést és egyeztetést igényel. Egyrészt a vendégeknek időt kell hagyni, hogy regisztrálni tudjanak, vízumot és repülőjegyeket intézni. Másrészt a megfelelő helyszínt érdemes minél korábban bebiztosítani, pláne, ha népszerű konferencia dátumról és szállodáról van szó.

Ez ennél a konferenciánál sem volt másképp. Az októberi dátum adott volt és szerencsére a felkérés is elég korai. Így mondhatni „kényelmes tempóban” és átgondoltan, izgalommal telve tudtunk belevágni a projektbe.

Reptéri transzfertől a tolmácsolásig

A helyszín (Villapark, Várgesztes) lefoglalásával letettük a rendezvény alapjait, de sok egyéb szolgáltatás várt még ránk:

• a vendégek eljuttatása a reptérről a helyszínre à transzferek és hostessek kellettek
• a vendégek regisztrálása és teljeskörű informálása érkezéskor (és a rendezvény alatt folyamatosan) à nagyobb fennakadás, torlódás nélküli rendszer kidolgozásán ötleteltünk
• az angolul nem értő vendégek anyanyelvére történő szinkrontolmácsolásra is gondolnunk kellett
• természetesen az egész konferencia technikája sem maradhat ki a listából
• szabadidős programok, különleges étrendek, vízum intézésben való segédkezés …

A listát még hosszan lehetne folytatni. Az biztos, hogy gyorsan eltelt a szervezésre szánt egy év!

Egyéni kérések és kihívások

Nagy létszámú, több napos rendezvényeknél számos egyéni kérés is felmerül. Halal étkezést biztosítani egy magyar szállodában például kifejezetten lehetetlen feladat. Bár kilenc darab szekció termet összeszedni és kitáblázni sem pár perces teendő. A repülőgépek késnek, a vendégek eltévednek és persze a kávégép is a reggeli kellős közepén romlik el.

Ezért is fontos a részletekbe menő tervezés és egy profi szervező csapat, akik ott és azonnal tudnak reagálni a kialakult helyzetre.